Incassobureau nodig?
Op zoek naar het incassobureau dat perfect bij jou past?
5 tips om ervoor te zorgen dat jouw klant op tijd betaalt
Heb jij regelmatig te maken met klanten die niet of te laat betalen? Hier zit je als ondernemer totaal niet op te wachten. Gelukkig kun je er op verschillende manieren voor zorgen dat jouw klanten wél op tijd betalen. Hoe je dit doet? Daar vertelt Guus je graag meer over.
Spring snel naar:
Tip 1: Zorg dat alle afspraken duidelijk zijn
Door duidelijke afspraken te maken voorkom je misverstanden. Zijn de afspraken niet duidelijk voor de debiteur? Dan kan dit leiden tot te late betalingen. Spreek een duidelijke betalingstermijn af en zet de vervaldatum altijd op de factuur. Maak ook duidelijk dat er maatregelen kunnen worden getroffen wanneer de klant niet tijdig betaalt.
In het ideale geval bestaat de betalingstermijn uit maximaal 30 dagen. Probeer deze betalingstermijn dan ook aan te houden. Noteer de termijn die je hanteert en houd je hier ook echt aan. Noteer de betalingstermijn duidelijk in de offerte, de opdracht- of orderbevestiging en in de factuur.
Afhankelijk van jouw bedrijf kunnen jouw voorwaarden details bevatten als een aanbetaling of een gespreide betalingsstructuur. De betaalvoorwaarden kunnen per bedrijf verschillen. Veel kleine ondernemingen en eenmanszaken zullen direct betaald willen worden terwijl grote bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen of langer hanteren. Bepaal dus goed welke voorwaarden het beste bij jouw bedrijf passen en communiceer deze naar de klant.
Tip 2: Moedig het gebruik van periodieke facturatie aan
Zeker wanneer je regelmatig met dezelfde klanten samenwerkt kan periodieke facturatie je een hoop tijd besparen. Veel grote bedrijven bieden hun klanten zelfs korting aan als zij middels automatische incasso betalen. Waarom? De kans dat de betaling op tijd plaats vindt wordt hierdoor veel groter.
Echter is deze tactiek niet alleen interessant voor grote ondernemingen. Ook kleine bedrijven kunnen hier een hoop tijd mee besparen. Lever jij maandelijks dezelfde producten of diensten aan een klant? Dan zal het opzetten van een periodieke facturatie je veel tijd besparen. Denk maar eens aan alle tijd die je kwijt bent met het maken van facturen en het versturen van betalingsherinneringen.
De kans op een tijdige betaling is natuurlijk ook vele malen groter. Daarnaast biedt het jou de mogelijkheid om een betere relatie op te bouwen met je klant. Je hoeft namelijk niet meer te ‘zeuren’ om geld, omdat er toch op tijd betaald wordt. Uiteraard werken niet alle voorwaarden voor iedere klant. Maak dus samen duidelijke afspraken over de betaling en spoor je klanten aan om hun facturen tijdig te betalen. Hierdoor kun jij jezelf volledig richten op de ontwikkeling van je onderneming.
Tip 3: Maak de betaling eenvoudig
Maak het jouw klanten niet te moeilijk. Probeer zoveel mogelijk obstakels tijdens het betaalproces te vermijden. Hierdoor is de kans dat er op tijd betaald wordt een stuk groter. Doorloop zelf eens het betaalproces en ontdek waar jouw klanten tegenaan kunnen lopen. Waar zitten de valkuilen? Kunnen zij bijvoorbeeld een QR-code scannen die hen direct naar een beveiligde betaalomgeving stuurt? Of moeten zij ergens inloggen, zelf het juiste rekeningnummer invullen en een speciale omschrijving toevoegen die zij ergens in een mail van drie weken geleden kunnen vinden?
Tip 4: Geef jouw klanten korting bij automatische incasso
Wanneer je klanten hebt die maandelijks dezelfde producten of diensten afnemen, kun je hen ook aansporen om gebruik te maken van automatische incasso. Dit zal resulteren in een laag debiteurensaldo en jij kunt jezelf volledig focussen op de ontwikkeling van je onderneming. Om jouw klanten aan te sporen hier gebruik van te maken kun je hen een korting aanbieden. Denk hierbij aan een klein percentage van jouw prijs. Dit werkt erg stimulerend, zelfs bij kleine bedragen.
Tip 5: Pak de telefoon
Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat er een misverstand plaatsvindt waardoor de betaling niet op tijd gedaan wordt. Je moet jouw klant er dan aan herinneren dat de betaling nog gedaan dient te worden. Hoe doe je dit? Per mail of per telefoon? Ons advies is: pak direct de telefoon! Waarom? Dat leggen we graag aan je uit.
Je kent het wel. De telefoon blijft maar overgaan en je e-mail postvak overstroomt aan berichten. Hierdoor geven sommige bedrijfseigenaren geen prioriteit aan e-mails. Sterker nog, verschillende kleine ondernemers negeren de e-mails zelfs of vergeten al wat zij gelezen hebben voordat ze het volgende mailtje openen. Daarom is het veel verstandiger om iemand te bellen. Niet op een boze of geïrriteerde manier, maar met een beleefde betalingsherinnering. Dit is al voldoende om debiteuren aan te moedigen om te betalen.
9 van de 10 keer zijn jouw debiteuren gewoonweg vergeten te betalen of heeft er een misverstand plaatsgevonden. Door even te bellen help je jouw klanten om extra kosten te vermijden. Dit zal de band met je klant alleen maar ten goede komen. Besluit je toch om een (automatische) mail te versturen met een betalingsherinnering? Bel dan altijd op voordat de boetes zich gaan opstapelen. Dit kan al genoeg zijn om het probleem op te lossen.
Weigert jouw klant te betalen? Schakel een incassobureau in!
Met behulp van bovenstaande tips voorkom je dat jouw klanten te laat of niet betalen. Echter zijn er natuurlijk altijd uitzonderingen. Heb jij een klant die na enkele betalingsherinneringen weigert om de factuur te betalen? Dan doe je er goed aan om een incassobureau in te schakelen. Maar hoe vind je een incassobureau dat goed bij jou past? Je wil immers de klantrelatie behouden.
Daarbij kan Vraag het Guus jou helpen. Vraag offertes aan van verschillende vakspecialisten en vergelijk welk incassobureau het beste bij jou past. Hierdoor houd jij geld én tijd over voor jouw onderneming.
Wil jij meer weten over het inschakelen van een incassobureau? Lees dan onze blog ‘Hoe en wanneer kan ik een incassobureau inschakelen?’.
Aanmelden nieuwsbrief
Wil jij altijd op de hoogte zijn van het laatste nieuws over Vraag het Guus? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!